Berbenah Transparasi Informasi

Tahun lalu, Senin 19 Desember, dua perwakilan Humas bertolak dari Malang menuju Jakarta. Selang satu hari kemudian, tepatnya pada 20 November, rektor bersama Kepala Biro AKPIK menyusul untuk bersama-sama menghadiri suatu penganugerahan di Istana Negara. Lagi-lagi UM mendapatkan prestasi tingkat nasional. Kali ini dalam pemeringkatan akan keterbukaan informasi publik tahun 2016. UM meraih peringkat ke tujuh, di atas Institut Teknologi Bandung (ITB) yang berada di posisi ke delapan. Memang perolehan ini masih jauh apabila dibandingkan dengan Universitas Indonesia yang menjadi juara pertama. Ketika tahun 2015, UM harus puas berada di dua puluh besar, sehingga tahun ini merupakan sebuah peningkatan. Selain itu, hanya UM lah perguruan tinggi eks-institut keguruan yang berhasil masuk dalam sepuluh besar kategori perguruan tinggi negeri.


Pemeringkatan keterbukaan informasi publik merupakan penilaian akan penerapan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik serta Peraturan Komisi Informasi tentang Standar Layanan Informasi Publik. Kegiatan yang digagas oleh Komisi Informasi Pusat (KIP) ini terbagi menjadi tujuh kategori. Salah satunya kategori perguruan tinggi negeri. Masing-masing peserta akan melalui empat tahapan, yaitu pengiriman Self Assessment Quistionnare (SAQ), verifikasi SAQ, verifikasi lanjutan acak, dan visitasi. Tidak semua peserta pemeringkatan dapat menjalani tahap visitasi, karena panitia hanya akan mengunjungi lima belas badan publik yang mendapatkan nilai tertinggi di masing-masing kategori. Fokus penilaian pada tahap visitasi dikenal dengan 5KO (komitmen, koordinasi, komunikasi, kolaborasi, dan konsisten). Dari sinilah KIP melakukan pemeringkatan.

Rektor UM dan John Fresly, Kerua KIP ketika penganugerahan . Foto Humas
Proses yang dilalui oleh UM sendiri berlangsung selama kurang lebih sembilan bulan, mulai April hingga Desember 2016. Secara teknis dan materiil, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen (PPID) yang menyiapkan. Dengan tetap dibantu oleh anggota personalia yang sebagian berasal dari subbagian Humas. Menurut keterangan Dra. Aminarti Siti Wahyuni, Ketua Humas dan Kerjasama, persaingan dalam pemeringkatan ini sangat ketat. Berdasarkan data  yang dipublikasikan KIP, terdapat 78 PTN yang turut serta. Yuni juga menjelaskan ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan panitia dalam penilaian, di antaranya bukti, aktivitas, dan komitmen pimpinan akan adanya PPID. Salah satu yang  menjadi sumber pujian bagi UM adalah letak kantor PPID yang mudah diakses. Tempat tersebut merupakan pemanfaatan joglo di depan Gedung G1 yang tidak digunakan. “Tentunya ini dengan dukungan dari jajaran rektorat. Tanpa mereka, PPID tidak dapat memiliki ruangan sebagus ini,” ujar perempuan yang juga Koordinator Bidang Informasi dan Website itu.

PPID, Unit Baru di UM
Kantor PPID yang terletak di Jalan Mataram berbentuk persegi dengan dinding kaca. Apabila melihat sekilas, seakan-akan ruangan ini menyatu dengan gedung induk. Untuk menemukannya pun tidak sulit. Papan nama di pojok kiri halaman Gedung G1 yang dulunya menunjukkan keberadaan Kantor Pusat Informasi dan Komunikasi, Kantor Humas, dan Wakil Rektor (WR) IV kini ditambahkan PPID. Ketika beranjak ke dalam, pengunjung akan disambut dengan dua meja untuk menerima tamu. Satu meja untuk pelayanan informasi dan lainnya untuk pelayanan PPID. Bagi yang ingin berbincang-bincang dengan petugas, disediakan sofa cukup nyaman di sana. Sebagian besar pengunjung datang untuk menanyakan informasi seputar UM.
Berdasarkan data yang diperoleh dari personalia PPID, terdapat 176 permintaan informasi sepanjang tahun 2016 yang per bulannya berkisar antara 9-25 permohonan. Pada umumnya pemohon akan datang langsung untuk menemui petugas. Namun bagi yang tidak memungkinkan untuk datang tak perlu khawatir. Anggota personalia tersebut tetap bersedia dihubungi melalui surat, surel, maupun telepon.
Sebelum informasi diberikan, pemohon terlebih dulu mengisi formulir yang berisi rincian informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaannya. Tak lupa dengan melampirkan tanda identitas. Dikarenakan tidak semua informasi dapat diketahui publik, maka diklasifikasikan menjadi empat kategori. Diantaranya, informasi yang tersedia setiap saat, informasi yang diumumkan secara berkala, informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta, dan informasi yang dikecualikan. Hal ini juga dipertegas oleh Drs. Amin Sidiq, M.Pd. selaku PPID ketika diwawancara. Menurutnya memang semua informasi dan dokumen yang berkaitan dengan UM perlu disediakan. Baik yang strategis maupun yang umum. Namun perlu pertimbangan maksud dan tujuan penggunaan sebelum dokumen benar-benar diserahkan pada pihak luar. “Kalau dokumen penting seperti keuangan kan tidak dapat dilihat sembarang orang. Itu privasi kita,” ungkap alumni IKIP Malang tahun 1983.
Pengangkatan Amin sebagai PPID dilakukan melalui Surat Keputusan Rektor tertanggal 4 Januari 2016. Sedangkan untuk pertama kali, PPID UM diangkat pada tahun 2015 yang setiap tahunnya akan diperbarui. Dalam surat keputusan tersebut, tertulis bahwa pengangkatan pejabat ini guna membantu tugas rektor dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Namun di balik itu, adanya PPID di setiap universitas adalah keharusan. Anjuran ini tertuang dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Menristek Dikti) No. 59 tahun 2016 tentang Pelayanan Publik di lingkungan Kemenristek Dikti.

Unggul Berkat Data yang Terintegrasi
Sejak awal tahun, jabatan Amin sebagai PPID harus berganti karena surat pengangkatan oleh rektor itu berakhir pada 31 Desember 2016. Meskipun demikian, ia tetap memiliki harapan baik terhadap perkembangan PPID selanjutnya. Ia menekankan bahwa fokus dari pelayanan PPID adalah pada kualitas, bukan kuantitas. “Kita tidak mematok pengunjung setiap bulannya, tetapi kita akan layani dengan sebaik-baiknya,” ujar pria asal Bojonegoro itu. Ia juga menambahkan pelayanan di kantor PPID harus dilakukan secepat mungkin. “Jangan sampai hari ini mengajukan permohonan permintaan informasi atau dokumen, sedangkan ditanggapi oleh petugas beberapa hari kemudian,” tambahnya.
Menurut keterangan yang diperoleh dari Amin, PPID UM sempat memperoleh apresiasi yang beragam dari kampus lain. Salah satu yang mendapat pujian adalah sistem data yang sudah terintegrasi. Informasi mengenai mahasiswa, dosen, maupun pegawai akan di-input-kan satu kali. Selanjutnya dapat digunakan untuk segala kebutuhan. Selisih data juga tidak akan ditemui, karena data yang digunakan di tingkat fakultas hingga tingkat universitas sama. Dengan demikian, personalia PPID pun menjadi lebih mudah tatkala ingin menggunakannya. Selain itu, data-data tersebut dapat diolah menjadi laporan yang juga menjadi dasar dalam mengambil keputusan. Kadang kala beberapa kampus lain masih belum bisa seperti itu. Hal inilah yang menjadi keunggulan UM.
Meskipun dengan keunggulan dan prestasi yang telah diperoleh, Amin berharap PPID terus meningkatkan standarnya. Baginya UM perlu untuk terus mengikuti kebutuhan dan perkembangan zaman. “Dulu mungkin dokumen dalam bentuk kertas saja sudah cukup, tetapi sekarang harus menggunakan database,” demikian pria kelahiran 1 November itu berpendapat. Intinya, kualitas PPID akan terus ditingkatkan sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.

Komitmen Pimpinan
Adanya PPID di UM mencerminkan keterbukaan informasi universitas. Tidak hanya untuk mahasiswa, UM memberikan kemudahan akses informasi untuk masyarakat umum. Dalam hal ini, Wayan sebagai atasan PPID berharap  penyediaan layanan  publik ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Ia mengatakan bahwa sejauh ini masyarakat yang datang ke Kantor PPID menanyakan informasi beragam. Mulai dari persyaratan SNMPTN, program studi di setiap fakultas, jalur masuk UM, Uang Kuliah Tunggal (UKT), dan beberapa dari mereka yang hanya meminta brosur saja. Sementara itu, sebagian besar dari mahasiswa UM bertanya seputar fasilitas kampus, kebijakan parkir, serta tentang penggunaan Graha Cakrawala.  Selain datang secara langsung, pencari informasi juga dapat mengunjungi website ppid.um.ac.id. Bagi yang ingin menyalurkan kritik dan saran juga dapat melalui laman web Kemenristek Dikti.
Dengan dukungan penuh dari rektor dan jajaran UM, PPID akan terus dikembangkan baik dari segi layanan maupun data yang disajikan. Mengingat beberapa bulan ke depan akan ada penilaian kembali dari KIP, data-data yang belum di-input pada 2016 akan dilengkapi tahun ini. Wayan mengatakan bahwa data yang masih kurang telah disiapkan sebagai hasil dari evaluasi. Selain itu, ia merencanakan staf khusus yang akan ditempatkan di kantor PPID. Sehingga apabila sewaktu-waktu masyarakat atau mahasiswa membutuhkan informasi, akan ada yang siap untuk melayani. Namun, untuk saat ini, pembentukan pejabat khusus tersebut nampaknya belum menjadi prioritas. “Banyak hal yang harus dipersiapkan untuk usulan ini. Ditambah lagi UM sedang menuju lembaga berbadan hukum,” begitu rektor menanggapi.
Pemantauan kinerja PPID dilakukan secara berjenjang. Dalam hal ini, rektor berperan dalam hal koordinasi dan supervisi. Sedangkan untuk hal pengawasan salah satu layanan UM ini diserahkan langsung kepada WR IV. Selain itu, setiap satu minggu sekali diadakan rapat untuk membahas perkembangan dari hari ke hari. Sesekali rektor mengunjungi langsung Kantor PPID di tengah-tengah agenda kerjanya.
Wayan menuturkan bahwa PPID masih membutuhkan publikasi secara luas agar masyarakat mengenal sistem layananinformasi UM yang baru. Salah satu yang digalakkan adalah melalui media online. Mahasiswa dirasa dekat dengan aktivitas ini. Oleh karena itu diharapkan mereka dapat turut andil dalam menyebarluaskan layanan terpadu UM.
Demi memelihara prestasi tingkat nasional, akan disosialisasikan penyelenggaraan PPID tingkat fakultas pada tahun 2017. Tim pengelolanya juga akan dibentuk di sana. Sebelum direalisasikan perlu diadakan persiapan mulai dari penyediaan tempat dan staf khusus yang menangani masalah ini. Wayan memaparkan bahwa tidak ada perekrutan ulang staf. Namun akan memanfaatkan pegawai yang sudah ada. Misalnya dari Subbagian Umum atau Subbagian Akademik. Harapannya agar mereka bisa menangani sendiri permasalahan yang merujuk pada pimpinan fakultas. Agar pelayanan dapat berfungsi sebagaimana mestinya akan diadakan pelatihan pelayanan informasi bagi mereka.

Sambutan Positif Pejabat Fakultas
Wacana mengenai pembentukan PPID di tingkat fakultas disambut hangat oleh beberapa pihak. Salah satunya Dr. Roekhan, M.Pd. selaku WD II Fakultas Sastra. Ia menjelaskan bahwa selama ini mereka sudah terbuka akan informasinya. Sebelum bergabung dengan domain UM, mereka terlebih dulu sudah mempunyai website sendiri. “Kami siap memberikan informasi apapun mengenai Fakultas Sastra. Selama itu memang boleh,” papar pria yang gemar berpergian itu. Apabila benar-benar perlu dibentuk PPID tingkat fakultas, tidak banyak yang perlu disiapkan fakultas dengan lima jurusan itu. “Personil dan lokasi sudah tersedia. Apabila hasil rapat pimpinan sudah memutuskan, kami akan mulai melaksanakannya,” ungkapnya.
Dosen Satra Indonesia tersebut berpendapat bahwa keterbukaan informasi di UM sifatnya lebih pada pelayanan terhadap keluhan civitas academica, termasuk dari orangtua wali. Oleh karena itu, apabila UM telah menyediakan fasilitas, maka mahasiswa dapat menyampaikan kritik, saran, dan masalahnya di sana.
Keterbukaan akan informasi publik dianggap Roekhan sebagai kredit plus bagai perguruan tinggi.  Ayah dari dua  anak itu menyampaikan bahwa semakin tinggi akuntabilitas UM, maka semakin baik citranya. Keterbukaan informasi ini juga menjadi jembatan bagi masyarakat untuk mengukur sejauh mana pelaksanaan layanan di UM. Mengenai prestasi yang diperoleh UM dalam pemeringkatan keterbukaan publik, ia optimis untuk ke depan bisa lebih dari itu. “Sebagai pejabat, saya yakin UM bisa memperoleh capaian yang lebih tinggi. Beberapa hal bisa diperbaiki lagi,” ujar lulusan S3 UM tahun 2009 tersebut.
Keterbukaan informasi di tingkat fakultas tidak hanya dilakukan oleh Sastra saja. Hal yang sama dilakukan oleh pejabat di Fakultas Psikologi (FPPsi). Drs. Handayana, M.M., Kepala Bagian Tata Usaha FPPsi, mengungkapkan bahwa mereka mengoptimalkan penggunaan papan pengumuman dan halaman web sebagai media menyampaikan informasi. Setiap kegiatan yang ditujukan kepada mahasiswa akan selalu diumumkan. Bahkan sampai prestasi mahasiswa dan publikasi karya ilmiah oleh dosen dan mahasiswa akan dipublikasikan lewat website.

Apresiasi Civitas Academica UM
Selama ini, mahasiswa UM seringkali mengeluhkan alur pelayanan informasi yang rumit serta sumber yang tidak akurat. Hanang Ilham Yohana, Mahasiswa Berprestasi II UM 2016, mengatakan bahwa adanya PPID cukup membantu  masyarakat dalam mengenal UM lebih dekat lagi. Masyarakat membutuhkan informasi yang detail, serta tidak banyak dari mereka yang memanfaatkan website dengan baik. Sehingga dengan disediakannya Kantor PPID sebagai layanan terpadu UM, mereka cukup menuju ke satu tempat.
Kadek Dody Pranata, Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Psikologi 2017, menambahkan bahwa PPID cukup memberikan kemudahan. Khususnya bagi masyarakat yang tidak mengenal lingkungan UM. Kantor PPID yang cukup strategis dapat dengan mudah dikenali oleh pencari informasi. Bagi warga UM sendiri, ini merupakan keuntungan dalam hal pemerolehan informasi. Menurutnya perlu dilakukan sosialisasi mengenai keberadaan PPID agar layanan ini dapat digunakan oleh mahasiswa secara menyeluruh.
Dukungan yang senada juga diutarakan Delia Puspita, Duta UM 2016. Kepada Komunikasi, ia menyatakan pendapat positifnya terhadap layanan yang disediakan secara terpusat oleh UM ini. Selama beberapa hari ia bertugas melayani pengunjung Kantor PPID. Mulai dari pukul delapan pagi hingga empat sore Delia bertugas secara bergiliran dengan Duta Kampus yang lain. Hal ini akan terus dilakukan hingga dimulainya perkuliahan pada tanggal 23 Januari. Mahasiswa semester empat ini juga mengatakan bahwa beberapa hari yang lalu (13/01) ada kunjungan dari luar Jawa, yakni rombongan dari SMA Islam Terpadu Peradaban Al-Izzah, Sorong, Papua menggali seputar informasi tentang UM di Kantor PPID.
Berbeda dengan beberapa narasumber sebelumnya, Binti Muroyyana, salah satu alumni Jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia mengaku tidak mengetahui apapun tentang keberadaan PPID. Baik itu lokasi kantor maupun fungsinya. Hal yang sama juga disampaikan oleh Kepala Subbagian Akademik Fakultas Psikologi, Hari Santoso, S.H., M.Hum., Ia sempat kebingungan ketika dimintai pendapatnya mengenai adanya PPID karena belum tahu sama sekali tentang itu. “Kalau semisal ada peraturan yang mengharuskan adanya PPID di setiap fakultas, kami siap. Namun untuk saat ini belum ada pemberitahuan sama sekali,” papar pria asli Malang itu. Walaupun tidak mengenal PPID, namun ia masih mendengar berita tentang prestasi UM dalam pemeringkatan KIP tahun 2016 lalu. “Kalau tentang prestasi UM Bapak Rektor selalu menyampaikan pada setiap adanya pertemuan,” tutur pria Karangploso itu.Ajrul/Maulani

Bagikan informasi ini: