Oleh Susiasih Damalita
Sampai saat ini banyak masyarakat menganggap bahwa arsip yang terkelola dengan rapi dan tersistem hanya ada di suatu lembaga pemerintah, organisasi, ataupun perusahaan. Padahal arsip adalah rekaman peristiwa atau kegiatan baik menggunakan teknologi informasi maupun non-teknologi informasi dan komunikasi dalam kehidupan. Anggapan bahwa arsip itu hanya berupa kertas adalah keliru karena yang disebut arsip bisa berupa kertas yang bertuliskan data-data, foto, CD, flashdisk bahkan peta atau pun prasasti. Ini dikarenakan didalamnya terekam rangkaian kejadian masa lalu yang berguna bagi kelangsungan hidup bermasyarakat.
Sejak dilahirkan, sesungguhnya manusia sudah mulai membuat arsip, yaitu dengan dicatat kelahirannya oleh dokter/bidan (pihak rumah sakit) sampai pengurusan prosedur administrasi hingga terbitnya akta kelahiran. Hal ini merupakan arsip pertama yang bersifat permanen dan penting dan akan terus dipakai sepanjang hayat. Dalam perjalanan hidup akan tercipta arsip-arsip lain seiring dengan kehidupan yang berjalan. Nah, arsip-arsip yang tercipta selama perjalanan hidup seseorang ini yang akan saya bahas, karena sering kali dalam penyimpanannya asal tumpuk atau asal simpan saja, seperti menyimpan di bawah kasur atau tumpukan baju. Alasan mereka adalah menganggapnya lebih aman dan mudah mencarinya lagi ketika dibutuhkan. Contohnya saja, Kartu Keluarga, sertifikat tanah/rumah, BPKB, dan sebagainya.
Pada kesempatan kali ini saya ingin berbagi cara menyimpan arsip pribadi yang ada di rumah masing-masing. Walaupun agak mengabaikan SOP yang ditentukan olah ANRI.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
Kumpulkan semua arsip-arsip yang ada di dalam rumah, baik milik kita maupun arsip anggota keluarga yang tinggal di rumah. Contoh arsip-arsip tersebut adalah: Kartu Keluarga, FC KTP tiap anggota keluarga, ijazah, akta kelahiran, akta kepemilikan rumah/tanah, BPKB, dsb.
Klasifikasikan Arsip berdasarkan tiga bagian
Arsip personal (personal file) yang terdiri dari arsip-arsip perorangan. Misalnya, arsip ayah beri kode (AA) yang terdiri dari akta kelahiran, ijazah sejak TK sampai pendidikan terakhir, piagam-piagam, ataupun segala macam sertifikat yang diperoleh ayah selama perjalanan hidupnya. Setelah itu, buat daftar isi (inventaris) apa saja yang berada didalam. Taruh dalam satu map plastik yang ada penutupnya dan beri kode di luar map. Begitu seterusnya dengan arsip anggota keluarga lainnya. Arsip ibu beri kode AI, arsip kakak (misalnya, Mutiara) AM, dsb.
Arsip Penting yang terdiri dari arsip-arsip yang bersifat penting. Misalnya, sertifikat tanah/rumah, BPKB kendaraan, foto copy STNK (karena yang asli selalu dibawa). Menyimpan foto copy STNK penting karena kalau STNK hilang akan lebih mudah mengurusnya, surat perjanjian/kontrak, dan sebagainya. Arsip-arsip ini pun dibuatkan daftar inventaris dan dimasukan kedalam map tersendiri yang di luar map diberi kode AP (Arsip Penting).
Arsip bersifat umum yang terdiri dari arsip-arsip yang berkaitan dengan kepentingan seluruh anggota keluarga. Misalnya, Kartu Keluarga, foto copy KTP setiap anggota keluarga, kartu kendali LPG/gas, rekening listrik/PDAM/Telkom, dan sebagainya. Sama seperti arsip di atas, arsip inipun dimasukan dalam map dan dibuatkan daftar inventaris serta diberi kode AU (Arsip Umum)
Setelah semua Arsip-arsip tersebut terkelompok, maka langkah selanjutnya carilah tas atau bila tidak ada, boleh menggunakan kardus untuk menyimpan arsip-arsip tersebut di tempat yang aman. Beri buku peminjaman yang ditaruh di atas kardus tersebu. Jadi kalau suatu saat ada anggota keluarga yang membutuhkan arsip bisa mencatatnya sehingga tidak lupa mengembalikan lagi atau bisa untuk kontrol/ pengingat oleh anggota keluarga yang lain.
Dengan menyimpan arsip-arsip secara terpusat akan memudahkan mencari bila diperlukan, dan apabila kita akan pindah rumah tidak akan tercecer. Semoga tulisan ini bermanfaat. Selamat menata arsip pribadi.
Penulis adalah Arsiparis Madya FE UM