Oleh Sri Astuti Sulistyowati
Perguruan tinggi menjadi suatu wadah untuk mencetak generasi unggul yang kelak akan berjuang memajukan bangsa dan negaranya. Fokus utama kegiatan perguruan tingi meliputi bidang pendidikan atau akademik, bidang penelitian, dan pengabdian masyarakat, sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Peran arsip dalam perguruan tinggi, umumnya terlihat pada bidang penelitian. Arsip menjadi referensi utama untuk merujuk kebenaran suatu peristiwa, membantu penulisan sejarah, serta layanan dalam proses penelitian.
Keberadaan arsip di lingkungan perguruan tinggi tidak hanya di bidang penelitian, tetapi juga di bidang administrasi organisasi. Oleh karena perannya yang vital, pemerintah mengamanatkan pembentukan suatu lembaga kearsipan untuk perguruan tinggi atau arsip perguruan tinggi, seperti yang tercantum dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 ayat 1 dan pasal 27 ayat 2.
Belum adanya Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, maka tugas pengelolaan arsip berada di Bagian Tata Usaha, yang kesehariannya disibuki dengan berbagai kegiatan Tata Usaha dan Administrasi. Sedangkan jika ada lembaga kearsipan di perguruan tinggi, maka fungsinya khusus mengelola arsip yang tercipta, menyelamatkan arsip, memelihara arsip, menyusutkan arsip yang sudah memasuki retensi arsip, dan layanan arsip statis untuk masyarakat pengguna arsip. Di Indonesia baru ada beberapa perguruan tinggi yang memiliki tenaga fungsional arsiparis, salah satunya adalah di Universitas Negeri Malang.
Arsip universitas selain mempunyai misi menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif universitas, melaksanakan pengelolaan arsip statis (archives management), pengelolaan arsip inaktif, dan pengembangan records center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan, juga melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan.
Keberhasilan manajemen arsip selain dapat dilihat dari kegiatan pengumpulan, pengolahan, dan perawatan arsip, juga dapat dilihat melalui keberhasilan layanan bagi pengguna. Keberhasilan layanan ini bahkan merupakan uji kredibilitas bagi lembaga kearsipan.
Dengan demikian, arsip perguruan tinggi memiliki dua fungsi, sebagai unit kearsipan dari institusi perguruan tinggi (mengelola arsip dinamis inaktif) dan sebagai lembaga kearsipan (mengelola arsip vital dan khasanah arsip, serta pembinaan kearsipan). Adapun peran arsip perguruan tinggi dapat diperinci sebagai berikut: Pertama, sebagai penjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh yang dihasilkan dari pelaksanaan berbagai kegiatan dan transaksi organisasi. Kedua, sebagai pengelola arsip menjadi sumber informasi institusi yang terpercaya dalam upaya memberikan pelayanan publik. Ketiga, sebagai penggerak tertib administrasi, transparansi, dan akuntabilitas manajemen perguruan tinggi. Keempat, sebagai pemelihara dan penyedia memori kolektif perguruan tinggi yang merupakan sumber karya intelektual bangsa.
Arsip perguruan tinggi sebagai pusat kajian ilmu kearsipan menjadi sarana untuk saling berdiskusi, menelaah isu-isu terkini dunia kearsipan, baik di Indonesia maupun Internasional. Kebijakan-kebijakan yang mendasari praktik pengelolaan kearsipan akan terbangun di pusat kajian ini. Adanya pusat kajian kearsipan membantu para praktisi untuk ikut serta dalam membentuk kebijakan maupun cara pandang yang terarah karena merekalah yang memahami kondisi di lapangan dengan baik. Keberadaan fungsi laboratorium dan pusat kajian ilmu kearsipan pada arsip perguruan tinggi tidak dapat dipisahkan. Langkah utama perguruan tinggi menuju good and clean university di era New Public Service adalah Arsip Nasional Republik Indonesia selaku pembina kearsipan nasional membangun komunikasi yang intensif dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kemenristekdikti, dan antarjajaran perguruan tinggi di Indonesia.
Bahwa optimalisasi pengelolaan arsip di Perguruan Tinggi sangat perlu untuk direncanakan oleh sebuah organisasi dalam hal ini di Universitas Negeri Malang karena berdampak pada manajemen kearsipan yang baik dan tepat juga kinerja dalam kegiatan selanjutnya. Arsip yang digunakan sebagai bahan rujukan pimpinan dan bukti kegiatan menjadikan kegiatan pengelolaan arsip statis ini menjadi penting karena jika tidak direalisasikan dengan penuh semangat maka arsip yang tercipta akan bertambah banyak dan tempat untuk pengelolaannya juga butuh lebih dari yang biasanya. Oleh karena itu pengelolaan arsip harus benar-benar diimplementasikan secara optimal.
Penulis adalah Arsiparis pada Sub Bagian Registrasi dan Statisik BAKPIK Universitas Negeri Malang