“Dengan sistem registrasi online sekarang, sudah sip, lah. Tidak ribet. Mungkin ke depan bisa lebih dimaksimalkan agar KRS online juga lebih efektif,” ujar salah satu mahasiswa Fakultas Sastra UM. Prosedur registrasi semester genap tahun ajaran 2010/2011 di UM memang berbeda dengan sebelumnya. Mulai 31 Desember 2011, mahasiswa tidak perlu lagi antri di Subbag DRK untuk validasi bukti pembayaran atau di Subag RS untuk melakukan registrasi. Hal ini disebabkan prosedur registrasi administrasi dan akademik mahasiswa mulai semester ini hingga semester-semester berikutnya dilakukan secara online. Penerapan sistem online ini dilakukan dalam rangka meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa dan peningkatan kontrol data registrasi dan keuangan. UM melakukan beberapa perubahan dalam prosedur registrasi.
Layanan Registrasi Administrasi dan Akademis Semester Genap 2010/2011
Sistem online yang baru diberlakukan Januari 2011 ini semakin mempermudah proses registrasi yang dulu dianggap ribet dan menyusahkan. Mulai dari pembayaran yang dapat dilakukan dari bank-bank terdekat yang telah ditunjuk dengan sistem e-payment, pemeriksaan status pembayaran dan registrasi, hingga proses pengisian KRS, dapat diakses melalui internet. Dengan demikian proses registrasi tidak harus dilaksanakan di kampus, tapi dapat melalui jaringan internet di seluruh Indonesia. Mahasiswa tidak perlu repot-repot datang ke kampus hanya untuk registrasi, tapi cukup melakukan registrasi dengan akses internet di daerah masing-masing.
Penerapan prosedur baru ini tidak lepas dari peran langsung beberapa unit di UM, yaitu Pusat TIK, Subbag DRK, BAAKPSI, subag RS, dan subbag-subbag pendidikan di fakultas dan PPS. Sejumlah strategi pun disiapkan sebelum pelaksanaan prosedur registrasi baru semester genap ini. Tidak tanggung-tanggung, menjelang pengisian KRS misalnya, enam belas strategi disiapkan. Pembentukan panitia KRS dan ketentuan sks bagi mahasiswa yang selesai cuti ditangani oleh BAAKPSI. Mengubah sistem menjadi sistem antri dan proses, membuat prosedur operasi standar dan jadwal, membuat Help Desk, dan sosialisasi oleh panitia KRS.
Mengganti server database dengan CPU yang sepuluh kali lebih cepat, mengganti server DNS dengan server database lama, dan memaksimalkan serat optik adalah strategi yang dilaksanakan oleh Divisi Infrastruktur dan SDM Pusat TIK. Sedangkan menampilkan status pembayaran dan registrasi, mengantisipasi lupa kata kunci, menambah jadwal kuliah pada cetakan KRS, membuat aplikasi Siakad, dan melatih Subag Pendidikan dilakukan oleh Divisi Perangkat Lunak Pusat TIK. Selain itu, juga menyediakan sarana dan melayani mahasiswa mendaftar mata kuliah oleh fakultas.
Pada semester genap 2010/2011, proses registrasi KRS dibagi menjadi tiga tahap. Tahap antri, proses antri, dan tahap bebas. Tahap antri yaitu mahasiswa dapat memilih mata kuliah yang diinginkan tetapi masih dalam antrian dan disesuaikan dengan prioritas. Pembagian prioritas dibagi menjadi dua status, yaitu jatah dan nonjatah. Tahap ini dilaksanakan selama Sabtu-Senin (8-10/01). Berikutnya adalah proses antri. Pada tahap ini, mahasiswa-mahasiswa yang telah melalui tahap pertama diproses berdasarkan antrian. Proses antri dilaksanakan pada 10 Januari 2011. Proses ini memakan waktu yang lebih panjang karena beberapa program belum berjalan sempurna. Salah satunya nomor antrian mahasiswa yang belum sesuai urutan. Namun, dalam beberapa jam, permasalahan tersebut dapat diselesaikan sehingga proses registrasi KRS dapat berlanjut ke tahap ketiga, yaitu tahap bebas. Pada tahap bebas, mahasiswa dapat memilih bebas memilih mata kuliah lain yang masih kosong.
”Dulu, sekitar tahun 90-an, sebenarnya sistem jatah ini sudah pernah diterapkan. Kemudian terhenti dan sekarang diterapkan kembali,” ujar Johanis Rampisela, Ketua Divisi Perangkat Lunak Pusat TIK. Sistem registrasi dengan prosedur serupa, sebelumnya pernah diterapkan saat masih bernama IKIP. Beberapa fakultas yang dahulu bernama FFMIPA, FPIS, dan FPBS sempat menerapkan sistem jatah hingga tahun 2002 .
Perubahan sistem ini tidak serta merta berjalan dengan mulus. Beberapa kendala sempat muncul dalam pelaksanaan registrasi. Mengatasi hal tersebut, Pusat TIK menyediakan fasilitas help desk yang dapat diakses dengan tiga cara. Cara pertama melalui chatting, kedua melalui e-mail, dan ketiga melalui layanan langsung (selama jam kerja). Dengan fasilitas ini, mahasiswa dapat menyampaikan permasalahan seputar registrasi online. Permasalahan yang disampaikan, rata-rata disebabkan kesalahan prosedur dan gangguan teknis. Seperti status pembayaran yang salah atau hambatan dari pihak yang diajak bekerja sama. Namun, dengan adanya fasilitas help desk, masalah-masalah tersebut dapat ditangani. Tidak tanggung-tanggung, selama beberapa hari, Johanis Rampisela beserta tim mengurai dan menjawab satu persatu permasalahan yang disampaikan oleh mahasiswa. Mahasiswa yang memanfaatkan fasilitas layanan langsung (face to face) lebih sedikit daripada layanan lainnya. Nampaknya sistem online mulai menjadi pilihan mahasiswa, tidak hanya dalam urusan registrasi, tetapi dalam penyelesaian masalah.
”Bagi saya sih, registrasi dengan sistem online sendiri tidak ada masalah. Tapi beberapa teman memang ada yang belum terbiasa. Hanya masalah sosialisasi saja yang sepertinya masih kurang,” ungkap Erwin, mahasiswa Fakultas Teknik UM. Bagi sebagian mahasiswa, registrasi dengan sistem online memang masih belum menjadi kebiasaan. Hal ini dibuktikan dengan masih adanya mahasiswa yang datang ke UM untuk mengisi dan mencetak KRS. Padahal, registrasi dapat dilakukan di seluruh Indonesia yang terhubung dengan jaringan internet.
Mudah, praktis, dan efisien adalah tiga kata yang dapat menggambarkan sistem registrasi online kali ini. Langkah-langkah registrasi yang mudah dibuktikan dengan slentingan, ”Lo? Cuma begitu saja registrasinya?” oleh beberapa mahasiswa yang terkejut dengan singkatnya prosedur registrasi online. Di samping itu, dengan sistem registrasi online, mahasiswa dari luar Malang pun bisa kembali ke kampung halaman hanya beberapa hari menjelang perkuliahan.
Pengembangan Layanan Online
”Harapan ke depan, semua mahasiswa dapat mengikuti proses secara benar sehingga tidak ada lagi gangguan layanan,” ujar Johanis Rampisela. Dibandingkan dengan proses online pada semester sebelumnya, semester ini relatif lebih baik. Hal ini dibuktikan dengan masalah-masalah yang semakin berkurang. Berkaitan dengan masalah sosialisasi, mahasiswa diharapkan dapat lebih aktif mengunjungi laman web. Sebab, mahasiswa yang tidak aktif dapat kehilangan mata kuliah yang diinginkan. Nantinya, mahasiswa baru pun akan dibiasakan menggunakan prosedur yang serupa dengan mahasiswa lama.
Proses registrasi akademis dan administrasi online yang semakin praktis, tidak lantas membuat Pusat TIK UM berhenti melakukan pengembangan. Load balancing sebagai salah satu rencana pengembangan. Pada semester genap 2010/2011, load balancing dilakukan dengan menambah server Siakad menjadi tiga, yaitu siakad.um.ac.id, siakad2.um.ac.id, dan siakad3.um.ac.id. Namun, cara ini kurang diketahui dan dimanfaatkan oleh mahasiswa. Pada semester berikutnya, load balancing dilakukan melalui satu server (siakad.um.ac.id) yang di dalamnya terbagi menjadi tiga. Dengan load balancing, mahasiswa diharapkan dapat lebih cepat dan mudah mengakses Siakad pada saat-saat puncak.
Jika pada semester genap 2010/2011 prioritas antrian hanya terbagi menjadi dua (jatah dan nonjatah), pada semester berikutnya, prioritas antrian berkembang menjadi tujuh. Prioritas pertama untuk mahasiswa kelas sajin, prioritas kedua mahasiswa SPAJ pada prodi yang sama, prioritas ketiga mahasiswa seangkatan pada prodi yang sama, dan prioritas keempat mahasiswa gelar ganda pada prodi yang sama. Sedangkan prioritas kelima adalah mahasiswa prodi lain dari jurusan yang sama, prioritas keenam mahasiswa jurusan lain pada fakultas yang sama, dan terakhir adalah mahasiswa dari fakultas lain.
Pengembangan sistem online juga akan dilakukan oleh Program Pascasarjana (PPs). Mulai tanggal 14 Februari 2011, PPs akan membuka pendaftaran calon mahasiswa dengan sistem online. Diberlakukannya sistem ini akan semakin menambah lengkap sistem pendaftaran online yang lebih dulu diterapkan pada pendaftaran calon mahasiswa S1.
Kinerja Subbag Registrasi Setelah Pemberlakuan Layanan Online
Sebelum pemberlakuan sistem online, mahasiswa tentunya akrab dengan salah satu subag UM yang melayani registrasi mahasiswa, yaitu Subbag Registrasi dan Statistik (RS). Pemberlakuan sistem online ini tentunya akan memberi dampak tersendiri terhadap kinerja subag RS. Subbag RS tentunya tidak perlu lagi meghadapi antrian mahasiswa yang demikian panjang untuk melayani proses registrasi mereka karena semua telah dikerjakan oleh bantuan jaringan internet. Faktanya, ternyata tugas subag RS tidak hanya sampai di sini. Dengan pemberlakuan sistem baru ini, bukan berarti tugas lembaga di bawah naungan BAAKPSI ini berhenti sampai di sini. Namun, masih banyak tugas lain yang harus dikerjakan dengan baik, misalnya layanan legalisasi, penerbitan surat keterangan, data status perpanjangan studi, cuti kuliah, dan lain-lain.
”Tugas Subbag Registrasi tidak hanya mengurusi registrasi,” tukas Drs. H. Amin Sidiq, M.Pd. selaku Kepala Biro AAKPSI. ”Saat ini mahasiswa sudah dapat melakukan registrasi online yang pembayarannya lewat v-net yang kemudian langsung diproses pula secara online. Namun, walaupun registrasi sudah dilakukan secara online, sistem tersebut rata-rata masih dikontrol oleh RS. RS masih harus melakukan pengontrolan dan monitoring sistem. Hanya saja tugas tersebut dilakukan melalui penggunaan program,” lanjut beliau. Pak Amin melanjutkan bahwa selain tugas tersebut, RS juga harus menyediakan data statistik terkait registrasi mahasiswa sehingga pihaknya masih harus melakukan berbagai pengembangan. Hasil kerja RS ini sangat dibutuhkan untuk pengambilan kebijakan pimpinan.
Ke depannya, untuk kualitas yang lebih baik memang perlu banyak pengembangan yang harus dilakukan semaksimal mungkin. Sebagai langkah awal, menurut Pak Amin, pihaknya akan lebih dulu melakukan penataan SDM. Penataan SDM dilakukan misalnya dengan sosialisasi menyeluruh kepada para petugas terkait mengenai sistem ini. Mereka tidak hanya diberi tahu tentang alur kerja sistem ini, tapi diberi sosialisasi penggunaan program dan sistem terkait sistem ini.
Pelaksanaan sistem online ini sendiri sebenarnya terbagi menjadi dua sistem. Sistem pertama adalah sistem lama yang diterapkan untuk mahasiswa angkatan 2009 ke atas, sedangkan sistem kedua merupakan sistem baru yang diterapkan untuk mahasiswa 2010 dan angkatan di bawahnya nanti. Baik sistem lama maupun sistem baru pada dasarnya, keduanya masih belum sempurna dan harus dikembangkan lagi lebih lanjut. Hal ini bisa dipahami mengingat sistem ini memang masih baru diterapkan semester ini. Untuk sistem baru, bagi mahasiswa 2010, kendala yang muncul antara lain adalah dalam proses pengujian. Misalnya saja data input non-SMTA masih muncul dalam bentuk data dari SMA. Namun pengembangan lebih lanjut masih terus dilaksanakan agar nantinya sistem ini benar-benar dapat melayani mahasiswa secara optimal.
Untuk ke depannya, pihak UM, khususnya bagian registrasi sedang memproses penyusunan KRS online. KRS online ini juga merupakan salah satu tindak lanjut pemberlakukan registrasi online. Jika KTR elektronik tersebut telah dikeluarkan, maka mahasiswa tidak akan lagi memerlukan KTR yang ada sekarang untuk registrasi semester, karena registrasi memang tidak lagi melalui subag registrasi.
”Sistem online itu memudahkan mahasiswa untuk melakukan aktivitas administrasi maupun akademik secara efektif dan efisien,” jelas Pak Amin lagi. “Bagi mahasiswa yang memiliki keluhan tentang sistem ini, silakan disampaikan pada kami melalui telepon atau langsung melalui lisan. Kalau tidak bisa, silakan sampaikan melalui online dengan mencantumkan identitas yang jelas,” lanjut beliau lagi.Ris/Yas