Sesuai dengan visi UM untuk menjadi perguruan tinggi unggul yang peduli terhadap nilai kemanusiaan dan menjadi rujukan dalam pengembangan bidang kependidikan, ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni, maka berbagai pengembangan pun dilakukan demi memenuhi visi tersebut. Salah satunya wujud pengembangan mutu yang dilakukan, dicerminkan melalui salah satu misi, yaitu membangun organisasi yang sehat dalam rangka penguatan tata kelola, transparansi, dan pencitraan public menuju perguruan tinggi yang otonom. Hal ini tentu saja mendorong UM untuk senantiasa melakukan pengembangan di berbagai bidang demi mempermudah segala aspek dan sistem yang berlaku. Salah satu wujud nyata dari usaha tersebut, antara lain adalah pemberlakuan sistem pendaftaran on-line bagi calon mahasiswa baru yang ingin mengikuti tes masuk UM.
Menurut kepala Biro Administrasi , Drs. H. Amin Sidiq, M.Pd, sistem on-line ini telah dirintis sejak tahun 2007. dan akan terus dikembangkan demi mencapai visi UM sebagaimana yang tersebut di atas. Sistem pendaftaran on-line ini diberlakukan untuk beberapa jalur masuk, antara lain jalur Program Diploma Reguler dan Mandiri 1, jalur Mandiri, dan jalur input non-SMTA. Namun, sistem pendaftaran on-line ini masih akan dikembangkan lagi agar dapat diakses pula untuk jalur masuk selain keempat jalur di atas.
Penerapan sistem on-line ini, menurut Pembantu Rektor 1 UM, Dr. H. Kusmintardjo, M.Pd, adalah salah satu perwujudan usaha menuju World Class University. Salah satu aspek penilaian dalam World Class University adalah seberapa jauh penerapan TIK dalam perguruan tinggi tersebut. Jadi, penerapan sistem on-line ini diharapkan dapat menunjang kenaikan peringkat dalam World Class University. Mengingat tahun ini Pusat TIK UM sudah siap menghadapi tantangan tersebut, maka sistem pun mulai dikembangkan dan diterapkan. Walaupun tentu saja masih terdapat kekurangan di sana-sini, tapi pihak UM akan terus melakukan perbaikan untuk menyempurnakannya.
Sistem pendaftaran on-line ini, tentu saja akan memberikan kemudahan bagi calon mahasiswa yang ingin mengikuti seleksi masuk UM, karena pendaftar tidak lagi harus datang untuk mengambil formulir pendaftaran, tapi cukup hanya mendaftar secara on-line melalui internet. Untuk dapat melakukan pendaftaran secara on-line, calon mahasiswa baru harus terlebih dulu memiliki alamat e-mail pribadi. Pertama-tama, calon mahasiswa baru melakukan pra-pendaftaran melalui http://seleksi.um.ac.id. Setelah membuka alamat tersebut, calon mahasiswa akan diminta untuk mengisi biodata yang telah dicantumkan. Calon mahasiswa juga diminta untuk mencantumkan alamat e-mail dan passwordnya. Setelah itu, calon mahasiswa kan dikirimi nomor pembayaran melalui e-mail yang telah dicantumkan tadi. Nomor pembayaran tersebut akan diminta oleh petugas BANK ketika calon mahasiswa menyetor biaya pendaftaran secara on-line melalui Bank BTN di seluruh Indonesia. Jika transaksi pembayaran sudah dilaksanakan melalui BTN, maka satu jam sesudahnya, calon mahasiswa sudah mendapatkan kartu peserta ujian yang dikirim melalui alamat e-mail masing-masing. Kartu ujian yang di dalamnya telah tercantum nomor peserta tersebut dicetak sendiri oleh peserta, dan digunakan saat ujian berlangsung. Jika selama proses pendaftaran on-line tersebut, calon mahasiswa mengalami hambatan, kesulitan, dan masalah tertentu, maka calon tersebut dapat menghubungi nomor telepon yang dicantumkan, atau langsung datang ke crisis center di gedung A3 lantai 3.
“Pada saat tes, bukti peserta yang telah dicetak sendiri oleh peserta tersebut ditarik kembali oleh panitia ujian untuk ditukarkan dengan bukti kehadiran.” jelas Pak Kusmintardjo. Hal ini, menurut beliau, dilakukan untuk mengontrol kehadiran peserta. Dari sini panitian bisa memantau siapa saja peserta yang hadir dalam ujian.
“Layanan ini dikembangkan salah satunya dengan alasan bahwa semua aspek yang peduli dengan lembaga pendidikan UM, baik mahasiswa, karyawan, dosen, bahkan masyarakat harus dilayani secara tepat, cepat, dan prima agar semua merasa puas dan nyaman dalam beraktivitas.” Ungkap Drs. H. Amin Sidiq, M.Pd. Dalam pelaksanaan sistem pendaftaran on-line ini, Pihak BAAKPSI telah melakukan berbagai persiapan yang cukup matang agar sistem ini terlaksanya dengan baik. Persiapan dimulai dengan perencanaan, yang antara lain terdiri dari perencanaan alur, mekanisme, waktu pelaksanaan, dan sosialisasi. Sistem sosialisasi dilakukan melalui web dan brosur. Setelah semuanya matang, maka sistem ini pun mulai dilaunching sesuai dengan perencanaan.
Dalam pelaksanaan sistem ini, yang paling penting memang adalah elemen yang terlibat di dalamnya. Semua aspek yang saling bekerja sama dalam penyuksesan sistem ini harus mampu menjaga komitmen agar program ini dapat dilaksanakan dengan baik. Selain itu, faktor penunjang lain yang penting adalah sarana dan prasarana yang digunakan. Untuk menyukseskan program ini, phak BAAKPSI telah menyediakan fasilitas komputer yang telah dilengkapi internet. Fasilitas tersebut disediakan di gedung A3 lantai 3 yang merupakan crisis center. Di crisis center ini juga disediakan layanan informasi melalui petugas-petugas yang telah disiapkan untuk menampung pertanyaan dan keluh kesah akibat adanya masalah selama proses pendaftaran.
Dalam pelaksanaan sistem ini, pihak UM bekerja sama dengan beberapa pihak, antara lain Bank BTN. Setiap 15 menit sekali, pihak Bank BTN mengambil data ke situs UM untuk menyampaikan siapa saja yang telah menyetorkan biaya pendaftaran. Karena itulah, nomor peserta ujian bisa dengan cepat diterbitkan sekitar satu jam setelah penyetoran biaya pendaftaran. Selain Bank BTN, kerjasama juga dilakukan dengan kantor pos setempat. Kantor pos ini digunakan untuk melayani pembayaran calon peserta yang di daerah asalnya belum memiliki cabang Bank BTN. Pembayaran on-line dapat dilakukan di kantor pos yang sudah terhubung dengan Bank BTN.
Menurut Drs. Johanis A Rampisela, M.S, selaku ketua divisi Perangkat Lunak TIK UM, cara pendaftaran semacam ini dirasa lebih efektif karena penggunaan tenaga karyawan yang digunakan jauh lebih sedikit. Selain itu, dengan penggunaan sistem ini, maka input yang diterima oleh UM akan lebih baik, karena calon mahasiswa lebih mengenal teknologi. Karena jika calon mahasiswa tersebut tidak punya cukup pengetahuan tentang TIK, maka mereka tidak akan tahu bagaimana cara mendaftarkan diri.
Bagaimanapun, suatu sistem baru tentunya akan mengandung kekurangan dan kelemahan. Hal ini juga berlaku dalam sistem on-line yang baru dikembangkan UM ini. Salah satu kekurangan sistem ini adalah kurang matangnya sistem di dalamnya. Pak Johanis mengaku bahwa pihaknya masih kesulitan menyesuaikan program ini dengan lapangan. Akibatnya, timbul beberapa masalah yang sebelumnya tidak diantisipasi dalam pelaksanaan pendaftaran tes Mandiri 1. Namun, beberapa perbaikan besar telah dilakukan untuk menanggulangi masalah-masalah yang muncul. Perbaikan dilakukan antara lain dengan peniadaan sistem e-mail dalam pendaftaran. Nomor ujian dan nomor pembayaran tidak lagi dikirim melalui e-mail, melainkan cukup dilihat melalui situs UM. Pembenahan ini dilakukan karena jika terdapat terlalu banyak pesan melalui e-mail yang dikirim dalam waktu singkat, maka server Yahoo! akan menganggap pesan-pesan tersebut sebagai virus, sehingga pengiriman akan terkendala.
Selain masalah tersebut, kendala lain yang muncul di lapangan adalah adanya lulusan SMA yang ternyata kurang akrab dengan e-mail. Akibatnya, hanya pendaftar yang ada di perkotaan saja yang mampu memanfaatkan sistem ini dengan baik. Sedangkan pendaftar yang kurang memahami sistem on-line ini umumnya justru datang jauh-jauh dari kota asalnya untuk mendaftar. Hal ini juga berdampak pada membludaknya jumlah pendaftar yang datang ke crisis center pada hari pertama, sehingga menyebabkan antrian panjang yang kurang tertib.
Berkaitan dengan mitra, UM juga mengalami kendala karena ternyata banyak kantor pos daerah yang belum terhubung dengan Bank BTN. Akibatnya, transaksi pembayaran pun tidak dapat dilaksanakan di daerah tersebut. Hal ini tidak diantisipasi sebelumnya, namun untuk ke depannya masalah semacam ini tidak akan terulang lagi.
Secara keseluruhan, masalah Software mungkin menjadi kendala yang paling utama dalam aplikasi setiap program baru. Namun, dengan penelitian yang lebih lanjut, maka program ini akan terus berkembang menuju kesempurnaan. Untuk program Mandiri 2 saja sudah banyak perbaikan yang dilakukan untuk menuju sistem yang lebih baik.
“Untuk ke depannya, pihak TIK akan mengusahakan agar sistem ini dapat diakses untuk jalur masuk lainnya. Program PMDK yang saat ini masih menggunakan sistem lama, juga akan dikembangkan agar dapat dilakukan secara on-line. Karena faktanya, sistem ini ternyata mendapat sambutan yang cukup baik dari masyarakat.” Lanjut ketua divisi Perangkat Lunak TIK UM yang akrab dipanggil Pak Jo ini.
Namun secara keseluruhan, banyak yang merasa puas dengan sistem baru ini. Baik dari segi peserta maupun tenaga administrasi menyatakan bahwa banyak kemudahan yang diperoleh dari aplikasi sistem on-line. Banyak pegawai yang merasa lebih terbantu dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya, karena tenaga yang dibutuhkan tidak terlalu banyak.
Salah seorang peserta ujian Mandiri 1 menyatakan bahwa cara ini lebih mudah. “Bagi saya, cara on-line tentu saja lebih mudah karena kami tidak harus datang jauh-jauh ke Malang untuk mendaftar. Kami cukup mendaftar lewat kampung halaman masing-masing. Dengan cara ini, tentu ada biaya dan tenaga yang dapat dihemat.” lanjut Sari, asal Tulungagung. Sambutan yang baik dari masyarakat ini antara lain juga dibuktikan dengan tingginya jumlah peserta ujian Mandiri 1 dan Diploma Reguler yang mencapai 4.789 peserta. Setelah program ini diperbaiki, diperkirakan jumlah pendaftar akan lebih dari jumlah yang dicapai dalam jalur masuk Mandiri 1 dan Diploma Reguler.?Ris