Mengapa harus IT?
Sejak April 2012, Rapat Pimpinan UM membentuk Kelompok Kerja (Pokja) Revitalisasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi/Komunikasi UM. Pokja tersebut dibentuk untuk meningkatkan kinerja Pusat TIK UM. Pokja tersebut terdiri atas Prof. Dr. Ah. Rofi’uddin (Wakil Rektor II), Prof. Dr. Dawud (Dekan FS), Dr. Waras Kamdi (Dekan FT), dan Alm. Johanis Rampisela (FMIPA). Secara operasional, Pokja tersebut dilaksanakan oleh Prof. Dr. Dawud. Secara garis besar, Pokja melakukan dua langkah strategis, yakni menyusun sistem informasi terpadu UM dan menata jaringan dan perangkat keras Pusat TIK.
Sistem informasi terpadu merupakan sistem informasi yang menyediakan data tunggal pada setiap entitas dan yang terhubung secara sinergis antarentitas untuk keseluruhan unit kerja yang memerlukan. Satu kali entry, data dapat digunakan untuk semua fungsi yang relevan.
“Tujuan disusun dan diimplementasikan sistem informasi terpadu agar tercapai kesatuan, keakuratan, kemutakhiran, kecepatan, kemudahan, dan kejelasan tanggung jawab (admin, user, dan pengambil kebijakan) dalam menyajikan, memeroleh, dan mengolah informasi dari data UM.
Revitalisasi IT UM
Menurut Bapak Dawud, saat ini sistem informasi terpadu yang sudah dan sedang dikembangkan meliputi: Sistem Informasi Pegawai (Simpega), Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (Siakad), Sistem Informasi Akademik Dosen, E-office, Jurnal Online, Beban Kinerja Dosen, Sistem Informasi Pustaka Terpadu, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Manajemen Aset, dan Sistem Informasi (Pelacakan) Alumni.
“Jadi dengan adanya sistem informasi yang terpadu, mulai semester gasal 2012/2013, dosen akan memberi nilai secara online berbasis web dan tidak perlu lagi menggunakan kertas isian yang di-scan,” jelasnya. Sistem informasi terpadu juga memudahkan dosen Penasihat Akademik (PA) untuk dapat melihat secara online riwayat prestasi mahasiswa kepenasihatannya (matakuliah yang ditempuh, daftar hasil studi, dan perkembangan prestasi akademik atau indeks prestasi keseluruhan semester yang telah dilalui mahasiswa). Melalui sistem informasi terpadu, mahasiswa tidak bisa melihat nilai semester gasal ini sebelum mahasiswa mengisi kuesioner evaluasi belajar-mengajar.
Pokja UM juga tengah merencanakan adanya Single Identity System (SIS), yakni kesatuan sistem data, baik milik mahasiswa, pegawai, maupun Dosen UM untuk menggunakan layanan di UM. Warga UM (dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa) akan memiliki akun tunggal untuk mengakses aplikasi di um.ac.id dan/atau menggunakan bandwidth-internet UM. Kalau tahun ini bandwidth UM 110 Mbps, mulai Januari 2013 ditingkatkan menjadi 200 Mbps.
Dengan program SIS ini maka akan memudahkan sivitas akademika mengakses layanan Siakad, e-library dan wifi. Hal ini juga mencegah adanya pihak luar dan yang tidak berkepentingan memanfaatkan layanan UM. Contohnya saat ini, perpustakaan di UM dan fasilitas wifi masih bisa digunakan oleh pihak luar UM karena masih belum ada proteksi yang kuat. Oleh karena itu, saat ini Pokja UM sedang mengembangkan sebuah fitur wifi dan e-library dengan menggunakan sistem login NIM dan password, sehingga tidak akan ada lagi pihak luar yang memanfaatkan fasilitas UM.
Dari aspek jaringan dan perangkat keras, sejak Mei 2012 lalu, akses internet UM tidak lagi menggunakan proxy lagi. Dalam bulan November dan Desember 2012 ini sedang dipasang access point wifi di tujuh belas titik di UM. Server UM juga sudah direvitalisasi, baik peningkatan kapasitas maupun pengaturannya. Kapasitas yang terpasang saat ini adalah 22 terabyte dan kapasitas di Perputakaan Pusat adalah 12 terabyte. Akses masuk diatur melalui sistem penyangga (buffer) agar tidak semua akses langsung “menembak” server. Di samping itu, telah dilakukan back up data secara periodik dan otomatis, baik dalam hardisk satu server, antar-server, maupun lokasi di gedung lain.
Penerapan sistem informasi terpadu tersebut perlu disosialisasikan, baik kepada dosen, tenaga kependidikan, maupun mahasiswa. Manajemen perguruan tinggi berbasis sistem informasi terpadu dan kecanggihan teknologi informasi dan komunikasi merupakan keharusan atau keniscayaan. Perguruan tinggi yang tidak menggunakan manajemen berbasis IT, bisa jadi terasa seperti perguruan tinggi pada masa Tunggul Ametung, bukan perguruan tinggi era milenium ketiga.
The Dream Team
Dalam mewujudkan sistem informasi terpadu, Bapak Dawud mendaulat sebuah tim solid untuk menjadi programmer di Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi UM (Pustikkom UM). Ia menyebut tim tersebut dengan The Dream Team. Tim impian yang terdiri atas sebelas orang tersebut bekerja sesuai dengan kapabilitas di hardware maupun software untuk mewujudkan UM lebih baik lagi dalam mencapai mimpi. “Tim yang memegang perangkat keras akan memperbaiki bandwidth, mengatur Single Identity System (SIS) dan memasang tujuh belas titik wifi untuk layanan civitas UM. Sedangkan untuk perangkat lunak, mereka akan berkonsentrasi pada server dan jaringan,” ujarnya.
Sebanyak 20 terabyte dan 34 terabyte disiapkan untuk storasi data sehingga secara otomatis pengaturan akses ke server juga dilakukan perubahan. Pokja dan Tim IT telah menerapkan Load Balancing Siakad mahasiswa dan dosen. Dengan sistem ini, akses masuk ke server Siakad secara otomatis terbagi sesuai dengan beban yang masuk. Dengan demikian, akses ke Siakad akan lebih cepat. Tidak seperti di masa lalu, saat registrasi administrasi dan/atau registrasi akademik, pengakses akan terkonsentrasi ke server Siakad 1, sedikit sekali yang terhubung dengan Siakad 2 atau Siakad 3. Sistemnya yang terpusat pun menggunakan sistem triple backup, sehingga jika ada kebakaran atau data hilang, masih ada data backup yang disimpan aman. Revitalisasi IT UM ini termasuk menyediakan wifi antar-server, antargedung, dan antar-provider. Jaringan yang ditransformasi, migrasi domain, dan server yang dikelompok-kelompokkan akan membuat jaringan lebih cepat, upgrading system IT, dan a-payment yakni host to host directly. Selain itu, pembayaran mahasiswa melalui bank yang menggunakan jasa v-net atau switcher, sebelum sampai ke pihak UM akan menghabiskan dana 350 juta. Maka dari itu, untuk semester genap mendatang pembayaran mahasiswa akan langsung menuju ke pihak UM.
Menurut Umar Faisol yang merupakan tim manajemen dari Pokja UM, seharusnya ada pelatihan khusus untuk mahasiswa, dosen, dan pegawai UM untuk dikenalkan secara mendalam mengenai feature-feature yang akan dibuat nanti. Harapannya, UM bisa menjadi universitas berbasis IT yang membiasakan hidupnya berbasis IT.
Kiprah IT wujudkan e-library
Salah satu informasi yang akan dikembangkan adalah Sistem Informasi Pustaka Terpadu yang meliputi e-library dan pengintegrasian data dari seluruh buku yang ada di seluruh fakultas. Perpustakaan UM juga menjadi salah satu bagian dari program Manajemen UM Berbasis IT ini. Hal tersebut karena UM mempunyai sumber daya informasi yang cukup banyak, selain di pusat, ada juga di fakultas. Oleh karena itu, sumber daya informasi dari setiap fakultas disatukan menjadi satu kesatuan sistem. Informasi yang ada di fakultas nantinya diberdayakan datanya saja, sedangkan fisik bukunya masih di fakultas. Kepala perpustakan UM, Darmono mengatakan bahwa pihak perpustakaan merasa terbantu atas kinerja UM berbasis IT ini.
Di perpustakaan juga ada layanan open akses, tujuannya untuk membantu penyebaran karya ilmiah UM, sehingga banyak dirujuk dan meningkatkan rating sitasi karya ilmiah UM. Jika karya ilmiah dari UM banyak diakses, hal tersebut berarti ilmuwan UM berpengaruh terhadap pengembangan dan penemuan ilmuwan lain.
Menurut Bapak Darmono, e-library yang digagas oleh Pokja TIK UM disambut baik oleh kalangan pegawai perpustakaan. “Alat-alat yang kami punya sudah mampu untuk mendukung e-library dan juga SDM yang memadai,” tuturnya. Adanya e-library nanti akan menambah akreditasi UM sebagai anggota Forum Kerja sama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN) karena sumber daya informasi akan didigitalisasi. “Sembilan belas terabyte milik perpus akan mampu mendukung program e-library dan satu server baru yang akan ditambah oleh Pokja TIK untuk perpustakaan akan menambah kekuatan alat-alat kami,” tambahnya. Menurutnya, seiring dengan rencana Pokja TIK UM akan ada fitur dan prototype yang masih akan dikembangkan untuk mendukung SIS.
Selain e-library, buku-buku yang akan dikumpulkan dan didata pada kesatuan sistem perpustakaan nanti tidak hanya buku-buku yang ada di Perpustakaan Pusat, tetapi juga menyatukan data dari seluruh perpustakaan fakultas di UM. “Dengan begitu, semua potensi bisa diketahui bersama-sama, mahasiswa tidak hanya terpusat di perpustakaan ini tetapi juga menyebar di perpustakaan fakultas,” lanjutnya.
Menurut Bapak Syafi’i, karyawan perpustakaan yang menangani masalah jaringan di perpustakaan mengatakan semua data yang ada di perpustakaan sudah disimpan dalam sistem tiga lapis, sehingga data masih tersimpan jika ada hal yang tidak diinginkan. “Setiap lima menit sekali, data akan ter-backup,”ungkap Bapak Syafi’i yang masih satu tahun bekerja di perpustakaan.
Harapan dari Bapak Darmono selaku ketua perpustakaan adalah dengan adanya rencana yang berbasis IT ini dan sudah didukung pula kemampuan UM untuk menaikkan jam layanan perpustakaan dari 64 jam menjadi 80 jam, UM bisa menjadi kampus yang memiliki perpustakaan standar internasional. Posisi perpustakaan akan menjadi posisi yang penting yakni menjadi sumber informasi ilmiah yang relevan dengan mahasiswa. “Adanya tujuh belas titik wifi itu saya harap bisa dijadikan sebagai taman wifi yang terpadu, terencana, dan terawasi agar mahasiswa pun nyaman menggunakan bandwidth yang disediakan UM meski malam hari sekali pun,” harap Bapak Darmono yang diberi amanah sebagai ketua FKP2T hingga tahun 2013 mendatang.
Validitas nilai mahasiswa
Dengan adanya revitalisasi sistem IT, dosen pun juga dimudahkan dengan feature yang sedang dibangun. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, dengan sistem informasi terpadu tersebut mulai semester gasal 2012/2013 ini dosen memberi nilai secara online berbasis web. Tidak perlu lagi menggunakan kertas isian yang di-scan. Menurut Yuni Rahmawati, S.T., M.T., Dosen Teknik Elektro FT UM menyambut baik adanya rencana Pokja TIK UM. Dengan nilai mahasiswa diisi secara online, maka akan menjamin mutu dan efektivitas tanpa ada manipulasi data dari dosen. “Untuk mengisi DNA dulu sangat ribet, tetapi jika benar-benar nanti diterapkan adanya daftar nilai online untuk dosen, saya menyambut baik rencana itu.”
Selaras dengan pendapat Ibu Yuni, Ibu Eny Latifah, M.Si yang merupakan Dosen Fisika UM menyatakan dengan adanya penilaian berbasis online ini, penilaian akan lebih akurat termasuk dalam evaluasi dan fleksibilitasnya. “Dengan adanya Single Identity System ini semoga dosen bisa langsung memantau perkembangan mahasiswanya, khususnya bagi PA.”
Beliau juga menambahkan bahwa semoga wacana yang akan segera diimplementasikan dan yang sedang di-upgrading ini meliputi wewenang PA untuk menyetujui KRS yang diusulkan oleh mahasiswa secara online. “Jadi, nanti mahasiswa hanya mengisi usulan KRS-nya dan PA memberikan persetujuannya melalui sistem internet. Dengan begitu akan semakin memudahkan PA memantau perkembangan mahasiswanya, sekaligus keefektivitasan dari sistem terpadu. Selama ini jika mahasiswa tidak disetujui KRS-nya, maka akan kembali mengedit dan mencetak ulang KRS-nya. Hal ini akan lebih baik jika sebelumnya PA menyatakan persetujuannya melalui sitem ulang sehingga saat dicetak sudah fix dan siap untuk ditandatangani,” ujarnya.
IT untuk mahasiswa
Para mahasiswa UM juga menyambut baik program UM berbasis IT ini, ada juga yang mengapresiasi positif perkembangan sistem TIK UM dari tahun-ketahun. Hal tersebut seperti yang diutarakan oleh Encil Puspitoningrum, mahasiswi S2 Pendidikan Bahasa Indonesia ini menceritakan pengalamannya ketika S1 dulu harus bersusah payah antri untuk mengakses KRS secara manual di Gedung E7 FS UM. “Saat itu, hari pertama KRS semua mahasiswa harus datang pagi sejak pukul 18.00, jika tidak ingin kehabisan kelas. Diperparah dengan suhu ruangan yang panas dan komputer yang lemot,” ungkapnya. Keadaan seperti ini dialami Encil selama 3 tahun, mulai tahun 2006-2009. “Sejak saya S1 semester 7, sistem KRS di UM sudah membaik, apalagi sekarang ketika saya menempuh pendidikan di program pascasarjana, semakin lebih baik rasanya,” pungkas mahasiswi yang saat ini sedang menggarap tesisnya ini.
Begitu juga yang dirasakan oleh Sa’diyah Nurul Umami, mahasiswi double degree Fisika UM. “Dulu sekitar tahun 2008 saat pertama kali saya masuk di UM sangat susah untuk KRS-an. Sekarang tentu akan lebih mudah, apalagi dengan adanya peningkatan mutu IT UM tentu akan menambah kepraktisan dan kemudahan mahasiswa untuk menikmati layanan UM.” Saat disinggung mengenai penilaian DHK secara langsung oleh dosen melalui online, mahasiswi ini ikut mendukung rencana tersebut dengan alasan bahwa transparansi dan keadilan akan terlihat, tetapi perlu juga diingat bahwa aspek psikomotorik dan afektif perlu diperhatikan.Ardi/Tanti