Berburu beasiswa tidak akan lagi rempong, karena mulai tahun 2014 ini, UM memberlakukan sistem Beasiswa Online.
Beasiswa Online ini akan diberlakukan untuk semua jenis beasiswa yang non-sponsor, seperti Beasiswa PPA, Beasiswa BBM, Beasiswa BUMN Peduli, Beasiswa Unggulan, Beasiswa Gudang Garam, Beasiswa Toyota Astra, Beasiswa BNI, Beasiswa BRI, Beasiswa Bank Mandiri, Beasiswa Bank Indonesia, Beasiswa Supersemar, Beasiswa Yayasan Kasih AA. Rahmat, dan Beasiswa Unggulan Supersemar . Sementara, untuk jenis beasiswa sponsor, seperti Beasiswa Djarum, Beasiswa Sampoerna Foundation, Beasiswa Mobil Cepu, Beasiswa Pemerintah Daerah Bondowoso, Beasiswa Pertamina, Beasiswa Adek Papua, dan Beasiswa Bidik Misi tidak menggunakan pendaftaran sistem online karena perekrutannya yang tidak dijalankan pihak kampus, melainkan para penyeleksi dari pihak terkait.
Pendaftaran beasiswa online dibuka sejak 20 Januari hingga 3 Februari 2014. Mahasiswa yang dulunya mengambil formulir untuk kemudian diisi secara manual dan dikumpulkan di Subag Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa (Pel. Kesma), kini hanya perlu mengisi formulir secara online. Pengadaan sistem online ini merupakan program baru bagi Subag Pel. Kesma dan PTIK UM dalam pelayanan civitas akademika mengingat sistem IT UM yang semakin meningkat tiap tahunnya. Pengisian data secara online ini juga akan memudahkan pengelolaan data mengingat banyaknya pendaftar beasiswa. Misalnya saja, beasiswa PPA dan BBM. Sebanyak lebih dari 7.500 mahasiswa mendaftar Beasiswa PPA dan BBM, sementara beasiswa ini hanya menyediakan 2.500 penerima.
Berikut langkah-langkah pengajuan beasiswa online. Pertama, para pendaftar beasiswa mengisi database berupa data pribadi yang meliputi identitas mahasiswa dan orang tua, keterangan prestasi belajar mahasiswa, dan keterangan kegiatan atau organisasi yang diikuti mahasiswa. Perlu dicatat bahwa setelah para mahasiswa mengklik keterangan ‘simpan dan cetak’, borang pendaftaran tidak bisa diedit lagi. Tahapan ini dibuka pada 20 Januari dan berakhir pada 3 Februari 2014. Formulir pendaftaran ini kemudian harus ditandatangani oleh Wakil Dekan III untuk kemudian diajukan di Subag Pel. Kesma.
Pada pengajuan formulir yang telah ditandatangani, para pendaftar diharuskan menyetorkan berkas-berkas data yang harus dilampirkan. Data-data ini meliputi fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Kartu Hasil Studi (KHS), bukti pembayaran SPP terakhir, sertifikat PKPT, surat keterangan aktif ormawa atau sertifikat prestasi, dan surat keterangan penghasilan orang tua/wali yang disahkan pejabat yang berwenang. Berkas-berkas beserta formulir pendaftaran kemudian dimasukkan ke dalam map kuning. Pada bagian depan, pendaftar wajib menuliskan nama, NIM, jurusan, fakultas, dan nomor urut pendaftaran. Tahap ini dimulai sejak 27 Januari hingga 7 Februari.
Kasubag Pel. Kesma, Drs. H. Imam Khotib, M.AP., mengakui sistem online ini tentunya masih menghadapi beragam kendala. “Pertama, masalah sosialisasi sistem beasiswa online ini. Beberapa mahasiswa masih belum memahami sistem ini. Selanjutnya, tentu saja masalah sistemnya, seperti menyiapkan fitur-fitur dalam sistem ini. Karena ini adalah pertama kalinya diberlakukan sistem beasiswa online, mahasiswa yang mengalami masalah dengan pengisian borang pendaftaran bisa menghubungi Pusat TIK di Gedung G1 lantai II,” papar Pak Khotib lugas. Sementara, bila ada pertanyaan tentang persyaratan atau prosedur pendaftaran beasiswa online, mahasiswa diharapkan segera menghubungi Subag Pel. Kesma di Gedung A3 Lantai III.
Pemberlakuan sistem online ini ditanggapi dengan beragam pendapat. Sebagian mahasiswa mengaku bahwa sistem online ini belum bisa dimanfaatkan pada hari pertama. Namun, masalah ini segera terpecahkan karena keesokan harinya, laman beasiswa telah dapat dibuka dan diisi. Pertanyaan-pertanyaan mengenai prosedur beasiswa juga dapat diajukan pada laman kemahasiswaan.co.id. “Selain pengadaan sistem online, saya juga sangat mengapresiasi kesiapan Kasubag Pel. Kesma UM. Saya berkali-kali mengajukan pertanyaan melalui laman-persatu pertanyaan para mahasiswa dengan baik,” papar Rahma Fitriana (FIS/2012).
Sebaliknya, mahasiswa yang lain sangat mendukung adanya sistem online ini. Misalnya saja, Imroatus Sholihah (FMIPA/2011) yang mengaku formulir online ini memberikan banyak kemudahan. “Saya tidak perlu lagi menulis di formulir yang saya unduh. Cukup mencentang dan mengisi formulir secara online dan tinggal cetak. Saya tidak perlu lagi berdiri berjam-jam di depan loket pendaftaran hanya untuk mengisi formulir seperti tahun-tahun sebelumnya,” ungkapnya. “Mungkin masalahnya ada pada borang pendaftaran yang tidak bisa diedit. Namun, menurut saya, hal itu bisa dihindari dengan pengisian data secara lebih berhati-hati,” lanjutnya lagi.
Hal ini sejalan dengan harapan Pak Khotib sebagai Kasubag Pel. Kesma UM untuk bisa melayani mahasiswa dengan sebaik-baiknya. “Saya ikut senang jika mampu melayani mahasiswa dengan sebaik-baiknya. Data-data yang terhimpun juga menjadi lebih rapi dengan sistem ini,” ungkapnya. “Ke depannya, saya berharap sistem online ini bisa berlaku secara penuh. Artinya, mahasiswa tidak perlu lagi repot-repot mengantre penyetoran lampiran formulir beasiswa, melainkan secara online, yakni dengan meng-upload data-data yang diperlukan,” pungkasnya.Fida